Persoonsgegevens zijn onderverdeeld categorieën. Hieronder geven we per categorie aan waarvoor we die gegevens gebruiken.

2.1    Inschrijving Thuispoort

De inschrijving voor een huurwoning vindt plaats via Thuispoort. Alle informatie over uw persoonsgegevens en de privacy hiervan binnen Thuispoort kunt u vinden in de privacy verklaring van Thuispoort. 

2.2    Contactgegevens

Dit zijn voornamen, voorletters, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Van u en van uw eventuele medehuurders en/of medebewoners. Deze gegevens gebruiken we voor:
o    het toewijzen van onroerende zaken (woning en/of garage);
o    de uitvoering van de huurovereenkomst;
o    onderhoud en reparatie van de onroerende zaken (woning en/of garage);
o    het kopen of verkopen van onroerende zaken;
o    het afhandelen van geschillen en klachten;
o    klantenservice;
o    communicatie met huurders en kopers;
o    onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening van Woonmeij.

Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren of aangaan van een overeenkomst of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Om onze dienstverlening te verbeteren, hebben wij een gerechtvaardigd belang om de kwaliteit van onze dienstverlening te onderzoeken. Hiervoor hebben wij uw contactgegevens nodig. 

2.3    Inkomensgegevens en toewijzingsdocumenten. 

Voor het passend toewijzen van een woning, vragen we om uw inkomensgegevens. Dit is een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen. Andere documenten die wij gebruiken voor de toewijzing van een woning kunnen zijn bijvoorbeeld een verhuurdersverklaring, uittreksel BRP, of bewijs van economische eenheid (bewijs van gezamenlijke huishouding). 

2.4    Gegevens met betrekking tot de huurbetaling

We gebruiken uw bankrekeningnummer om betalingen en/of huur te incasseren en voor eventuele uitbetalingen. Woonmeij zet zich in om huurachterstanden te beperken. Hiervoor kunnen gegevens met betrekking tot uw (financiële) situatie worden verwerkt. 

2.5    Bijzondere persoonsgegevens

Het kan nodig zijn dat we ook gegevens van gevoelige aard van u verwerken. Denk daarbij aan:
o    medische gegevens, specifiek: voor (medische) aanpassingen van een woning;
o    gegevens over overlast en/of agressie, inclusief eventuele bewijsstukken;
o    gegevens over woonfraude en/of onrechtmatig gebruik van een woning;
o    gegevens over crimineel en/of hinderlijk gedrag.

We verwerken deze binnen de wettelijke kaders en als dat noodzakelijk is: 
o    voor het uitvoeren en/of handhaven van de huurovereenkomst;
o    om de belangen van de organisatie te behartigen;
o    om de veiligheid van medewerkers, bewoners en/of ingeschakelde derden te waarborgen.

Zo kunnen we zorgen voor een kwalitatief goede leefomgeving, overlast bestrijden, woonfraude en het onrechtmatig gebruik van een woning tegen gaan. We verwerken geen kopieën van identiteitsbewijzen. We kunnen wel om een identiteitsbewijs vragen in het kader van de identificatieplicht, maar we slaan deze niet op.

2.6    Cameratoezicht en toegangstags 

Om onze eigendommen te beschermen en in het kader van veiligheid kunnen er camera’s in ons kantoor en onze gebouwen hangen. Bij het gebruik van de camera’s worden video-opnames gemaakt waardoor mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt. Door middel van borden of stickers wordt kenbaar gemaakt dat gebruik wordt gemaakt van cameratoezicht. De beelden bewaren we maximaal 4 weken tenzij we ze langer nodig hebben in verband met een incident. We gebruiken toegangstags om te voorkomen dat onbevoegden toegang verkrijgen tot onze (woon)gebouwen.
 

Uitvoering overeenkomst
Woonmeij gebruikt voor het verhuren of verkopen van woningen een overeenkomst met haar huurder. Voor de totstandkoming van deze overeenkomst worden klantgegevens gebruikt voor de toewijzing van een woning. Vervolgens worden jouw gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst tot de termijn als opgenomen in artikel 9 van deze privacy statement bewaard. Wettelijk gezien is de grondslag voor het gebruik van jouw gegevens het gebruik voor (de uitvoering van) een overeenkomst.

Wettelijke verplichting
In sommige gevallen heeft Woonmeij ook een wettelijke verplichting om persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld in de communicatie met de Belastingdienst.

Toestemming
In sommige gevallen vragen we toestemming aan u om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken. U kunt hierbij denken aan toestemming voor het toesturen van de nieuwsbrief.

Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen heeft Woonmeij een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld bij cameratoezicht ter bescherming van eigendommen en in het kader van veiligheid.

Vitaal belang
In geval van een levensbedreigende of noodsituatie mogen wij gegevens verwerken en eventueel delen. 
 

Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses. Dat doen we om onze diensten en onze website te verbeteren.

Surf- en klikgedrag
We kunnen informatie verzamelen over:
o    uw bezoek aan de website van Woonmeij;
o    de pagina's die u daarop bekijkt;
o    de koppelingen (links) waarop u klikt;
o    andere acties die u onderneemt;
o    bepaalde standaardinformatie die uw browser verzendt naar elke website die u bezoekt, zoals uw:
      •    IP-adres, het type en de taal van de browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte.

Ga naar ons cookiebeleid om te lezen welke cookies we gebruiken.
 

Dit is het geautomatiseerd verwerken van persoonsgegevens en het op basis hiervan nemen van besluiten (zonder menselijke tussenkomst). Woonmeij past geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming op basis van profilering toe. 

Verwerker 
Woonmeij maakt gebruik van verschillende verwerkers, dat zijn leveranciers aan wie wij onze gegevensverwerking hebben uitbesteed. Zo voeren bijvoorbeeld onderzoeksbureaus onze klanttevredenheidsmetingen deels uit, we maken gebruik van softwareleveranciers en onze automatisering is uitbesteed. We sluiten verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers. Hiermee beschermen we de privacy van onze huurders en medewerkers zo veel als mogelijk.

Derden
Woonmeij deelt persoonsgegevens met organisaties die ingeschakeld worden bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Denk hierbij aan een loodgieter, reparateur, aannemer of deurwaarder. We verstrekken alleen uw contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres) zodat zij contact op kunnen nemen. Als het noodzakelijk is verstrekken we in sommige gevallen meer gegevens, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Op het moment dat we in een juridisch geschil verwikkeld raken, delen we persoonsgegevens (naam, adres en geboortedatum/-plaats) met (externe) juridisch adviseurs en eventuele juridische instanties.

Woonmeij doet mee aan de AEDES-benchmark, een initiatief van AEDES (de Vereniging van Woningcorporaties). Woonmeij draagt een AEDES-benchmarklabel, gebaseerd op resultaten uit huurderstevredenheidsonderzoeken die worden uitgevoerd door een externe partij, Inceptivize. Als huurder kun je door Inceptivize benaderd worden om een anonieme vragenlijst in te vullen en ons te beoordelen. Dit kan zowel per e-mail als telefonisch gebeuren.

Op grond van de wet is Woonmeij soms verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld gegevensverstrekking aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. We gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Woonmeij kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld een gemeente, politie of zorginstelling. Dit in het kader van overlast, woonfraude, schulden, hennep of buurtbemiddeling. Dit vindt binnen de wettelijke kaders plaats en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk. Woonmeij treft maatregelen om te verzekeren dat derden uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden gebruiken. Alleen de noodzakelijke gegevens worden aan hen verstrekt. In alle andere gevallen vragen we u om toestemming die u ook altijd weer kan weigeren of intrekken.
 

We gebruiken uw persoonsgegevens standaard alleen binnen de EU waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Uw persoonsgegevens zijn daardoor altijd passend beschermd. Worden er toch gegevens met organisaties buiten de EU gedeeld? Dan moet het land en de organisatie voldoen aan het door de EU voorgeschreven veiligheidsniveau en/of certificering. 

De beveiliging van persoonsgegevens is van groot belang. Om een correcte gegevensbescherming te waarborgen hanteert Woonmeij zowel technische als organisatorische voorschriften. De software die we gebruiken voldoet aan bepaalde eisen en medewerkers gaan volgens de regels om met persoonsgegevens. We zorgen ervoor dat partijen die gegevens voor ons verwerken dezelfde maatstaven hanteren. Daarnaast zijn onze medewerkers verplicht tot geheimhouding. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en heeft dat nadeel voor u? Dan informeren we u daar zo snel mogelijk over. 

We bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van het doel en de aard van de gegevens. Als de termijnen verstreken zijn, vernietigen we uw gegevens. Soms anonimiseren we persoonsgegevens zodat ze niet meer herleidbaar zijn. Bijvoorbeeld binnen een overleg inzake zorg of als een bewaartermijn verstreken is. In het verleden zijn gegevens in ons archief terecht gekomen die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

Hieronder is een overzicht van de verschillende typen gegevens en hoe lang we deze bewaren:

Mensen hebben verschillende rechten om controle te houden over hun persoonsgegevens. Hieronder een opsomming:

o    Het recht op inzage
U heeft het recht inzage te krijgen in welke persoonsgegevens we van u verwerken. We reageren binnen vier weken op uw verzoek. U ontvangt dan een overzicht van de persoonsgegevens die we van u bezitten. met welk doel we deze persoonsgegevens hebben en verwerken en aan welke derden uw gegevens eventueel verstrekt zijn;
 
o    Het recht op correctie
U heeft het recht persoonsgegevens die niet juist door ons aan te laten passen.
 
o    Het recht op verwijdering
U mag ons vragen uw gegevens te verwijderen als we die niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze kregen. Is er een wettelijke bewaartermijn aanwezig? Dan kunnen we uw gegevens helaas niet eerder verwijderen.

o    Het recht op beperking van de verwerking
Gedurende de periode die wij nodig hebben om te bepalen of gegevens gewijzigd of verwijderd moeten worden, er sprake is van onrechtmatigheid van gegevensverwerking of wanneer u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht om een beperking van de verwerking aan te vragen;

o    Het recht op dataportabiliteit
Op uw verzoek moeten we uw persoonsgegevens overdragen aan u of aan een andere organisatie van uw keuze. Dit kan alleen als de gegevens geautomatiseerd worden verwerkt op grond van een overeenkomst of toestemming.

o    Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking 
Als we gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd of algemeen belang, mag u bezwaar maken. Na dit bezwaar wordt een belangenafweging gemaakt. In het geval van direct marketing heeft u te allen tijde het recht van bezwaar.

o    Het recht om toestemming in te trekken
Te allen tijde mag u uw toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens intrekken. Daarna verwerken we de gegevens waarvoor u specifiek toestemming gaf niet meer.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Dan kunt u een e-mail via info@woonmeij.nl of per post naar Kerkendijk 55, 5482 KG te Schijndel uw verzoek indienen. Beschrijf in dit verzoek duidelijk welk recht u wilt uitoefenen.

Na ontvangst van uw verzoek laten wij u binnen 1 maand weten of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Mocht dit niet lukken dan informeren wij u tijdig over de redenen van de vertraging, die uiterlijk 2 maanden zal zijn. Als u meerdere keren in een bepaalde periode hetzelfde verzoek indient, mag Woonmeij dit verzoek afwijzen. Dat laten wij u dan ook binnen 1 maand weten. 
 

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens of over deze privacy statement? Neem dan contact op door een mail te sturen naar info@woonmeij.nl. 
Daarnaast kunt u zich schriftelijk of telefonisch contact met ons opnemen:

Woonmeij 
T.a.v. Privacy Officer 
Kerkendijk 55
5482 KG Schijndel
Tel. (073) 544 06 06

We zijn maandag tot en met vrijdag van 8.30 tor 13.00 uur bereikbaar (uitgezonderd feestdagen). 
 

Het kan voorkomen dat u als klant niet tevreden bent over de bescherming van uw persoonsgegevens. Hierover kunt u altijd een klacht bij ons indienen. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht kunt u indienen via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

We behouden ons het recht om wijzigingen in deze privacy statement aan te brengen. Als er belangrijke wijzigingen in deze statement zijn melden we dat via onze website. Wijzigingen blijven binnen de grenzen van de relevante wet- en regelgeving op het gebied van privacy.